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活動策劃執行-你需要知道的100件事

發布時間:2019-05-06   閱讀:63次


一、對甲方方面

1.達成合作意向,簽定合同。

2.跟進合同在甲方的審批。

3.跟進合同在自己公司的審批。

4.跟進合同的首付款到賬。

二、策劃方面

5.選定時間、地點、形式、規模、參與人物等,與甲方反復協商并最終確認。

6.時間:根據甲方推廣節點,及主要人物檔期,選擇日期時間時長。

7.地點:酒店、會所、畫廊、酒吧、咖啡館,戶外則需備室內B方案,連廊、灰空間或搭建大棚。

8.規模:結合甲方需求,根據活動目標,設定人數規模。

9.形式:發布會、論壇、沙龍、酒會、宴會、茶會、時尚秀、舞會、文藝演出、體育比賽、畫展、見面會等。

10.創意亮點:如服飾密碼、入場密碼等。

三、內容方面

11.選定演員名單(歌手、舞者、主持人、模特,其他)。

12.向演員發出邀請,確認檔期、價格、支付方式。

13.明確節目類型、曲目、上場時間、時長、伴奏音樂、服裝、道具等。

14.論壇路演宣講會類:確認宣講品牌、產品及宣講人,經濟學家或品牌代表,發出邀請,確認檔期、價格、支付方式。

15.確認宣講用視頻文件、演示文件、音頻文件、道具等,及上場時間、時長、出現方式等。

16.酒會宴會茶會類:確認場地,地理位置、容納體量、視音頻條件、場內外布置等是否符合需求。

17.確認餐單、酒水飲料單,確認桌型、餐具等細節要求。

18.商定價格,簽定合同,支付預付款。

19.體育比賽類:確認參與運動員、裁判、教練及其他人員。

20.確認場地、布置、觀眾席、休息處等。簽定合同。

21.戶外活動類:確認場地及整體路線是否符合要求。沿途所有布置的確認,比如跑步活動,確保全程通暢,沿途的供給站、起終點布置等。

22.大型活動有關政府部門審批:公安、交警、消防、城管、文化等。

23.自駕游、體育、戶外等活動,需與參與者簽定安全免責協議。

四、客戶方面

24.宜提前2-4周邀約客戶,通過電話、短信、微信、微博、APP通知、張貼海報等形式最大廣度深度邀約。

25.活動前1周再次聯系客戶確認來否。

26.活動前3天再次聯系客戶確認來否。

27.活動前1天再次聯系客戶確認來否。

28.注意確認人數,1張邀請函僅含1位客戶,以確保人數與計劃基本一致。

29.編制和打印來賓名單,分為帶電話和不帶電話兩個版本,主要工作人員持有帶電話版本。

30.活動當天向來賓發送短信,提醒時間、地點、流程、天氣、著裝要求、安全事項等。

五、場地、硬件方面

31.盡最早時間確認場地,簽定場地租賃合同。

32.桌型:確保桌椅數量、質量符合要求。

33.舞臺:確認尺寸和高度,地面材質,升降機等?;疃?天完成搭建。

34.舞臺背景:確認LED屏幕或噴繪背景板,確認舞美設計稿,活動前1天完成制作和安裝。

35.音響:確認音控臺、電源箱、電線、線槽板、連接線、音響、話筒(手持、鵝頸、頭戴各需幾個)、話筒架、電腦等設備?;疃?小時到位,活動前2小時調試完畢。

36.燈光:確認LED大屏、燈控臺、燈光架、各種燈的數量、電源及電線等設備?;疃?小時到位,活動前2小時調試完畢。

37.其他設備:搖臂攝像機,無人機攝像機,干冰機,泡泡機,紙炮等。

38.大屏畫面內容:根據節目單確認內容、排序。事先錄入電腦。

39.音樂:確認暖場、開場、上場音樂,所有伴奏音樂排序。事先錄入電腦。

40.確認宣講材料。事先錄入電腦。

41.后臺:預備演員換裝、化妝、候場空間,方便上下場。

42.化妝間要求:照明充足??悸塹交筆Τな奔渫溲僮?,盡量安排合適高度椅子和化妝師用高腳椅。如有水槽更佳。

43.造型間要求:有充足電源插座,方便各類美發小電器。

44.更衣室要求:設穿衣鏡、掛鉤等,如有鑰匙柜更佳。

45.貴賓休息廳:考慮貴賓動線,服務人員、茶水點心、鮮花等。

46.外部布置:簽到背景板、各種指示牌、紅地毯等的設計、制作、安裝?;疃?天完成。

47.車輛:確認貴賓接送、來賓車輛動線、泊車位、保安引導等問題。

48.大型物料的提前進?。喝繒故景?、展示柜等。

49.小型飾物:氣球、彩帶、鮮花、席簽等。

50.工作人員休息處、飲用水、盒飯等。

六、內容、軟件方面

51.宣講材料的撰寫、制作、審核。

52.宣傳視頻的拍攝、制作、審核。

53.演出人員、節目的選定、審查。

54.主持人串詞的撰寫、審定,制作手卡。

55.領導講話稿的撰寫、審定,制作手卡。

56.制作并分發相關人員Rundown(執行臺本),含內容、時間、時長、描述、音控、屏幕、燈控、道具等要素。

57.走臺彩排:測試聲光電效果。

58.走臺彩排:演員、演講者熟悉場地、走位等。

59.聲光電的配合,按活動順序過一遍音樂、燈光、屏幕畫面等。

60.服化造:事先準備好所有服裝。事先安排好化妝造型團隊?;疃?小時到位,活動前半小時造型完畢。

61.演員:活動前1小時到位,活動前半小時造型完畢。

62.禮儀:活動前2小時到位,交代要求?;疃?小時造型完畢,就位。

七、執行方面

63.總控:不要滿場亂跑,要定位在所有人能找到你的地方。在正式開始前,甲方的總控站位在迎賓位置??己?,總控的位置在控臺,確保按臺本進行。

64.舞臺監督:務必安排專人,熟悉甲方領導、演員的人擔任。確保舞臺上所有事按臺本進行,而不是主持人報節目后人還沒到。

65.總控及主要工作人員需隨身攜帶文件:客戶名單(帶電話)、執行臺本。

66.開場前半小時,如客戶到達人數仍較少,需致電聯系并告之行車路線、泊車方式等。

67.簽約儀式:桌椅、文本、簽字筆,確認領導上臺動線、座位,禮儀上臺、傳遞物品動線。

68.頒獎/授牌儀式:頒、受人員上臺動線,禮儀上臺、傳遞物品動線。

69.頒獎/授牌物品的事先放置,移動至舞臺的時間和人員。

70.抽獎:如電子形式,事先將人員名字或編號錄入電腦,調試抽獎軟件。

71.抽獎:如傳統形式,簽到時分發一式二聯的抽獎券。確保每券入箱。

72.大量抽獎一般為至工作人員處領獎,少量大獎一般為上臺領獎。

73.明確被抽中人如不在現場,中獎號是否有效。

74.費用的分發:事先把演員、媒體的費用現金準備好用信封裝好寫上名字,開場前分發。也可事后以電子支付方式。

75.救?。喝緋魷滯環⒆純?,需主持人或有人執行主持人義務,確保舞臺上不能空著。

76.如出現安全緊急事故,第一時間用擴音話筒指揮全體人員有序離場、疏散。

77.客戶經理/銷售人員在過程中,需做好迎賓、陪同、送客等,并隨身攜帶足量名片,盡可能多的認識客戶。

八、物料方面

78.提前1-2周設計主題視覺畫面,按不同載體尺寸做好設計稿,包括但不限于主背景板、簽到背景板、指示牌、簽到冊、展板、海報、橫幅、紙拎袋、席簽、抽獎箱、抽獎券、邀請函、節目單、議程表等。

79.注意甲方及其他贊助商在物料中露出的位置、程度,需溝通確認。

80.物料制作:尤其注意錯別字、大型噴繪的色彩精準度。

81.物料安裝:活動前1-3天完成。

82.獎品:提前3-7天完成選擇和采購,活動前2-5小時就位。

83.伴手禮:提前3-7天完成選擇和采購,活動前2-5小時就位。宣傳物料提前分裝入袋。

84.食品酒水:提前3-7天完成菜單選定,不論是使用酒店的還是外送茶歇,對餐單內容、品質都需嚴格把關?;疃?-2小時就位。

85.餐具茶具:包括但不限于:Buffet臺、咖啡機或壺、保溫容器、大餐盤、茶水壺、冷水壺、食品夾、分食小餐盤、杯子、刀叉筷子水果叉、紙巾、牙線、垃圾桶等。

86.提供餐食或茶歇安排至少1人專人服務,保持整潔,協助客戶拿取。

87.鮮冷食品食用前再從冰箱取出。水果不要太早切。所有食品盡量處理成小份,方便取用。

88.室內禁煙標識。

89.不得向未成年人提供含酒精飲料,并有標識。

90.標識出:請勿酒后駕車。

91.其他小物料:捧花,胸花,翻頁筆,急救藥箱等。熒光棒、拍手器、兒童用小玩具等(如需)。

九、宣傳推廣方面

92.事先選定媒體名單,提前邀請媒體記者,編制簽到表。

93.事先考慮視頻媒體攝像機數量,安排拍攝機位。

94.事先寫好新聞通稿,媒體簽到時分發。

95.活動結束當天或第二天收集各媒體發布的圖文、視頻報道。

96.內部媒體:事先安排好攝影師、攝像師、文字記者等。

97.內部媒體:網站、微信、微博、郵件等及時撰寫發布。

98.催收活動尾款。費用報銷結算。

99.客戶回訪,跟進購買意向。

100. 寫好活動總結。

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